Projektový plán (prípadová štúdia Mindjet)

Petrina rola a potreby

Petra je certifikovaným projektovým manažérom malej firmy v Bratislave. Hoci jej firma zamestnáva len 17 zamestnancov, často musí riadiť paralelne viac než 10 projektov. Tie sa týkajú marketingových kampaní a väčších kolaboratívnych projektov. Je jedinou osobou v spoločnosti s certifikátom pre riadenie projektov. Pracuje na pozícii generálneho projektového manažéra. Z tohto dôvodu je často oslovovaná svojimi kolegami kvôli konzultáciám v tejto oblasti.

Potrebuje nástroj pre riadenie projektov a úloh, ktorý jej pomôže zjednodušiť kontrolu úloh, termínov, rozpočtov a celkovo pomôže s komunikáciou v rámci tímu.

Jej hlavné problémy

- pre projekty nie sú definované žiadne fixné formálne pracovné tímy; práce musia byť rozdelené medzi existujúce funkčné pracovné pozície

- Petra bola školená ako bežný projektový manažér, ale zvyšok organizácie nie je oboznámený s tradičnými rolami a zodpovednosťami projektového riadenia

- nejasné, ale veľké očakávania od všetkých zamestnancov

Dnešný problém

Petrinu spoločnosť čaká vydanie nového softvéru za necelý týždeň. Bola poverená dohľadom nad testovaním počas prvého mesiaca po vydaní. Potrebuje rýchlo a jednoducho zozbierať všetky požiadavky od kľúčových stakeholderov, definovať hlavné ciele, ktoré chcú projektom dosiahnuť a kontrolovať hlavné míľniky v každej fáze projektu.

Ako jej môže pomôcť MindManager

MindManager umožní Petre vytvoriť mapu pre každý individuálny projekt, na ktorom počas tohto uvedenia produktu na trhu bude pracovať. Na začiatku bude zrejme musieť zvolať operatívne stretnutie, na ktorom si bude musieť zaznačiť všetky dôležité informácie od tímu, prostredníctvom Mindjetu ich bude môcť vizuálne zobraziť na mape a zatriediť ich do skupín. MindManager jej umožní vložiť odkazy na webové stránky s kľúčovými informáciami napr. o produkte, vložiť prílohy a poznámky k vybraným témam, priložiť obrázky kvôli lepšej vizualizácii. Pokiaľ jej tím dôjde k nejakým nezhodám alebo problémom, ktoré nedokážu rýchlo vyriešiť, môže použiť mapu pre brainstorming, určiť a vizualizovať hlavné výhody a nevýhody navrhovaných riešení. Keď sa nájde riešenie, mapa môže poslúžiť ako záznam toho, aké alternatívy boli pre zvolenú cestu zvažované a ako sa dospelo k finálnemu rozhodnutiu. Keď požiadavky na projekt a úlohy budú hotové a určené ich priority, môže prostredníctvom mapy sledovať aj ďalšie dôležité informácie, ako dátumy, hlavné výstupy, rozpočet...

Business case voľne prevzatý z: http://blog.mindjet.com/2013/08/mindmanager-showcase-robin-pm-part-i/